Vaqtni boshqarish: rahbarlar uchun 8 ta amaliy usul

Bu maqola rahbarning shaxsiy vaqti va vazifalarni topshirish haqida. Jamoa yuklamasini o‘lchash, ustuvorlik va resurs tanqisligi masalasi «Jamoaga ish ko‘p bo‘lsa, rahbar nima qilishi kerak?» maqolamizda batafsil yoritilgan.

Nega rahbarning vaqti yetmaydi?

Harvard biznes maktabi professorlari Maykl Porter va Nitin Nohriya 27 nafar yirik kompaniya bosh direktorining vaqtini 13 hafta davomida kecha-kunduz kuzatgan. Natijalar 2018-yilda Amerikaning Harvard Business Review jurnalida «How CEOs Manage Time» («Bosh direktorlar vaqtni qanday boshqaradi?») nomi bilan chop etilgan. Tadqiqot ma’lumotlariga ko‘ra, rahbarlar haftasiga o‘rtacha 62,5 soat ishlagan. Ular ish kunlari 9,7 soat, dam olish kunlari o‘rtacha 3,9 soat, ta’til kunlarida esa 2,4 soat ishlagan. Haftasiga o‘rtacha 37 ta yig‘ilish bo‘lgan va ular ish vaqtining 72 foizini olgan.

Bu raqamlar rahbar vaqtining asosiy uch muammosini ko‘rsatadi.

Birinchidan, rahbar vaqti boshqalarga tegishli bo‘lib qoladi. Yig‘ilishlar, kelishuvlar va tashqi uchrashuvlar taqvimni rahbardan oldin to‘ldiradi. Strategiya, odamlar bilan ishlash va o‘ylash uchun bo‘sh joy qolmaydi.

Ikkinchidan, diqqat mayda bo‘laklarga bo‘linadi. Microsoft 2025-yil iyunida e’lon qilgan «Breaking down the infinite workday» hisobotiga ko‘ra, Microsoft 365 foydalanuvchilari ish vaqtida o‘rtacha har 2 daqiqada uchrashuv, xat yoki xabar tufayli chalg‘iydi. O‘rtacha xodim ish kunida 153 ta Teams xabari oladi, yig‘ilishlarning 57 foizi esa taqvimga kiritilmagan, oldindan rejalashtirilmagan qo‘ng‘iroqlardir. Kaliforniya universiteti (Irvayn) professori Gloriya Mark tadqiqotlarida odam bir ekranda o‘rtacha 47 soniya qolib, keyin boshqasiga o‘tadi. Uzilgan loyihaga qaytish uchun esa taxminan 25 daqiqa kerak bo‘ladi.

Uchinchidan, rahbar ishni topshirmaydi yoki uni qaytarib oladi. Uilyam Onken va Donald Uass 1974-yilda Harvard Business Review jurnalida chop etilgan «Management Time: Who’s Got the Monkey?» maqolasida bu holatni «maymun» obrazi bilan tasvirlagan. Xodim muammo bilan kiradi, rahbar «o‘ylab ko‘raman» deydi va muammo endi uning yelkasida. Kun oxirida rahbarning stolida o‘nlab boshqa odamlarning vazifasi to‘planadi.

Vaqtni boshqarishning qanday usullari bor?

Quyidagi usullar kitobdagi nazariya emas. Ularning har birini kamida bir hafta sinab ko‘rish va natijani o‘lchash mumkin.

1. Bir hafta vaqtingizni yozib boring

Vaqt qayerga ketayotganini bilmasdan uni boshqarib bo‘lmaydi. Bir hafta davomida har yarim soatda nima bilan band bo‘lganingizni qisqa yozing. Hafta oxirida vaqtni to‘rt guruhga ajrating: yig‘ilishlar, yozishmalar, mustaqil ish, odamlar bilan ishlash. Ko‘p rahbar bu yerda birinchi marta strategik ishga haftasiga ikki-uch soatdan ko‘p vaqt qolmayotganini ko‘radi.

2. Vazifalarni Eyzenxauer matritsasi bilan saralang

Bu usul AQSh Prezidenti Duayt Eyzenxauer nomi bilan bog‘lanadi. U 1954-yildagi nutqida o‘z muammolarini «shoshilinch» va «muhim» turlariga ajratgan. Quote Investigator tadqiqotiga ko‘ra, Eyzenxauer bu fikrni bir sobiq kollej rektoriga nisbat bergan. Matritsa har bir vazifani ikki savol bilan saralaydi: u muhimmi va u shoshilinchmi?

Rahbar uchun eng qimmat katak yuqori o‘ngdagisi. U yerdagi ishlar hech qachon «yonmaydi», shuning uchun ular doim keyinga suriladi.

3. Kunning eng samarali soatlarini vaqt bloklariga ajrating

Taqvimga o‘zingiz bilan uchrashuv kiriting. Masalan, dushanba, chorshanba va payshanba kunlari soat 9:00 dan 11:00 gacha telefon ovozsiz rejimda bo‘ladi va xabarlar ochilmaydi. Bu vaqt faqat matritsaning «muhim, lekin shoshilinch emas» kataklaridagi ishlarga beriladi. Kotib yoki yordamchiga bu blokni boshqa uchrashuv bilan almashtirmaslikni yozma tarzda ayting.

4. Kun uchun bitta asosiy natija belgilang

Kechqurun ertangi kun uchun bitta savolga javob yozing: «Ertaga faqat bitta ishni bajarsam, u qaysi bo‘ladi?» Bu ish ertalabki vaqt blokiga qo‘yiladi. O‘n besh bandli ro‘yxat odamni band qiladi, lekin bitta asosiy natija oldinga siljitadi.

5. Muddatni o‘zingiz qisqartiring

Britaniyalik tarixchi Sirill Nortkot Parkinson 1955-yilda The Economist jurnalida chop etilgan essesida ish unga ajratilgan vaqtni to‘liq egallashini yozgan. Bu kuzatuv «Parkinson qonuni» nomi bilan mashhur. Amaliy xulosa: yig‘ilishga bir soat emas, 30 daqiqa ajrating; hisobot loyihasiga bir hafta emas, ikki kun bering.

6. Bir turdagi ishlarni guruhlang

Xatlarga, imzolanadigan hujjatlarga va qo‘ng‘iroqlarga kun davomida tarqoq javob bermang. Ularni kuniga ikki-uch marta, masalan, soat 11:30, 14:00 va 17:00 da bir martada ko‘rib chiqing. Har bir o‘tish diqqatni qayta yig‘ishni talab qiladi, guruhlash esa bu o‘tishlar sonini kamaytiradi.

7. «Yo‘q» deyishni tartibga soling

Har bir yangi taklifni «nimaga ha deyapman?» emas, «buning uchun nimadan voz kechaman?» degan savol bilan baholang. Rad etish uchun tayyor shakllar bo‘lsin: «Bu hafta imkonim yo‘q, keyingi seshanba gaplashamiz», «Bu masalani moliya bo‘limi boshlig‘i hal qiladi». Agar rahbarning o‘zi har bir taklifga «ha» desa, jamoa ham ustuvorlikni ajrata olmaydi.

8. Delegatsiya qiling

Bu rahbar uchun eng kuchli usul, shuning uchun unga alohida bo‘lim ajratildi.

Delegatsiya qilish: nimani, kimga va qanday topshirish kerak?

Delegatsiya qilish, ya’ni vazifani topshirish, bu ishni boshqa xodimga uning natijasi uchun mas’uliyat va kerakli vakolat bilan birga berishdir. Faqat ishni bo‘lib berish delegatsiya emas.

Bu ko‘nikma kompaniya o‘sishiga bevosita ta’sir qiladi. Gallup 2014-yilda tez o‘sayotgan AQSh kompaniyalari ro‘yxati Inc. 500 ga kirgan 143 nafar bosh direktorni o‘rgangan. Delegatsiya qobiliyati yuqori rahbarlar kompaniyalarining uch yillik o‘sishi o‘rtacha 1 751 foiz bo‘lgan. Bu ko‘rsatkich delegatsiya qobiliyati past rahbarlarnikidan 112 foiz punkt yuqori.

Nimani topshirish mumkin? Takrorlanadigan ishlar, boshqa xodim sizning 80 foiz sifatingizda bajara oladigan ishlar va xodimni o‘stiradigan vazifalar. Qayta ko‘rib chiqiladigan qarorlar ham shu ro‘yxatga kiradi.

Nimani o‘zingizda qoldirish kerak? Strategik yo‘nalish, asosiy rahbarlarni yollash va baholash, nozik kadrlar masalalari va kompaniya qadriyatlariga oid qarorlar.

Kimga topshirish kerak? Vazifa xodimning hozirgi darajasidan biroz yuqori bo‘lsa, u o‘sadi. Juda oson vazifa zeriktiradi, juda qiyini esa qaytib keladi.

Vakolat darajasini ochiq aytish ko‘p tushunmovchilikning oldini oladi:

Topshiriq berayotganda besh narsani aniq ayting: kutilgan natija, muddat, mavjud resurslar, vakolat darajasi va oraliq tekshiruv sanasi. Natija mezonlarini o‘lchanadigan qilish uchun KPI tizimi yordam beradi.

«Maymun» qaytib kelmasligi uchun Onken va Uass tavsiyasiga amal qiling: xodim muammo bilan kirganda u bilan birga keyingi qadamni belgilang, lekin bu qadamni xodim bajaradi.

Misol: Toshkentdagi 40 kishilik dasturiy ta’minot kompaniyasi asoschisi har bir mijoz shartnomasini o‘zi kelishardi va haftasiga 20 soatini shunga sarflardi. U savdo bo‘limi boshlig‘iga narxda 10 foizgacha chegirma berish huquqini berdi va undan katta chegirmalarni o‘zida qoldirdi. Uch oy ichida asoschining shartnomalarga sarflaydigan vaqti haftasiga 5 soatgacha qisqardi. Bo‘shagan vaqt yangi mahsulotga ajratildi.

Uchrashuvlar va messenjerlarga ketadigan vaqtni qanday tejash mumkin?

Porter va Nohriya ma’lumotlariga ko‘ra, rahbar ish vaqtining qariyb to‘rtdan uch qismini yig‘ilishlarda o‘tkazadi. Demak, bu yerdagi har bir tejalgan soat eng katta natija beradi.

Yig‘ilishlar uchun qoidalar:

• Kun tartibi va kutilgan qarorsiz yig‘ilishga taklifnoma yubormang.
• Standart davomiylikni 30 daqiqa qiling, 60 daqiqa faqat alohida asos bilan belgilansin.
• Faqat qaror qabul qiladigan va ma’lumot beradigan odamlarni chaqiring. Qolganlarga qisqa bayonnoma yetarli.
• Har bir yig‘ilish «kim, nima, qachongacha» ro‘yxati bilan tugasin.
• Har chorakda takrorlanadigan yig‘ilishlarni qayta tekshiring: ulardan qaysi birini bekor qilsa bo‘ladi?

Yig‘ilish qisqa bo‘lishi uning foydali bahsdan xoli bo‘lishini anglatmaydi. Muhokamani qanday samarali tashkil etish mumkinligi rahbariyatdagi foydali bahs haqidagi maqolamizda yoritilgan.

Messenjerlar uchun qoidalar:

• Telegram’dagi ish chatlarini «shoshilinch» va «odatiy» turlarga ajrating. Shoshilinch kanal faqat qo‘ng‘iroq talab qiladigan masalalar uchun bo‘lsin.
• Ish soatidan keyin jo‘natiladigan xabarlarni ertalabga rejalashtiring. Telegram’da xabarni belgilangan vaqtda yuborish funksiyasi bor.
• Ovozli xabar o‘rniga qisqa yozma xabar so‘rang: uni o‘qish tezroq va keyin topish oson.
• Bildirishnomalarni vaqt bloki davomida o‘chirib qo‘ying.

7 kunlik sinov rejasi qanday bo‘ladi?

Quyidagi reja bir haftalik tajriba sifatida mo‘ljallangan. Uni keyingi dushanbadan boshlash mumkin.

Hafta oxirida ikki raqamni solishtiring: strategik ishga ketgan soatlar va yig‘ilishlarga ketgan soatlar. Birinchisi o‘ssa, tajriba natija bergan.

Qisqa cheklist:

• Taqvimda haftasiga kamida 6 soat himoyalangan vaqt bormi?
• Har bir yig‘ilishning kun tartibi bormi?
• Bu hafta kamida bitta vazifa to‘liq topshirildimi?
• Xodim muammo bilan kirganda keyingi qadamni u o‘zi oldimi?
• Ish soatidan keyin jo‘natilgan xabarlar soni kamaydimi?

Ko‘p beriladigan savollar

Vaqtni boshqarishning qanday usullari bor?

Eng ko‘p qo‘llanadigan usullar: vaqt hisobini yuritish, Eyzenxauer matritsasi, vaqt bloklari, kun uchun bitta asosiy natija, bir turdagi ishlarni guruhlash va «yo‘q» deyish. Rahbar uchun bularga delegatsiya qo‘shiladi. Barcha usullarni birdaniga emas, birin-ketin joriy etgan ma’qul.

Vaqtni to‘g‘ri taqsimlash sirlari nimada?

Asosiy sir vaqtni emas, diqqatni rejalashtirishda. Eng muhim ishni kunning eng samarali soatlariga qo‘ying va bu vaqtni uzilishlardan himoya qiling. Mayda ishlarni esa kun oxirida bir martada bajaring.

Delegatsiya qilish nima?

Delegatsiya qilish vazifani boshqa xodimga natija uchun mas’uliyat va kerakli vakolat bilan birga topshirishdir. Unda kutilgan natija, muddat, resurslar va oraliq tekshiruv sanasi aniq aytiladi. To‘g‘ri delegatsiya rahbar vaqtini bo‘shatadi va xodimni o‘stiradi.

Vaqtni boshqarish psixologiyasi nimaga asoslanadi?

Inson diqqati cheklangan va har bir uzilishdan keyin qayta tiklanishi uchun vaqt kerak. Shuning uchun uzilishlarni kamaytirish va bir turdagi ishlarni guruhlash ish soatini uzaytirishdan ko‘ra ko‘proq natija beradi. Muddat qisqa bo‘lganda ish ham tezroq tugashga intiladi.

Rahbarning vaqti uning ustuvorliklarini eng aniq ko‘rsatadi. Taqvimga bir nazar tashlasangiz, kompaniyada nima muhimligini ko‘rasiz. Vaqtni boshqarish yangi dastur yoki qalin kitobdan emas, bitta haftalik vaqt hisobidan boshlanadi. Uning natijasida rahbar o‘zi bajarishi kerak bo‘lgan ishlarni va jamoaga topshirsa bo‘ladigan ishlarni aniq ajratadi. Shu ajratish kompaniyaga rahbarning ish kunidan kattaroq o‘sishga imkon beradi.